Fahrtenbuch-Apps-Keyvisual

Fahrtenbuch-Apps: Helfer oder Hürden?

Als selbstständiger Handwerker mit einem Firmenfahrzeug haben bei der Versteuerung Ihres Fuhrparks  grundsätzlich die Wahl zwischen der 1%-Regelung  oder einem Fahrtenbuch. Es geht darum, den Anteil der privaten Nutzung des Firmenfahrzeugs entweder pauschaliert (1%-Regelung) oder detailliert (Fahrtenbuch) zu ermitteln. Diese private Nutzung muss nämlich als sogenannter geldwerter Vorteil wie eine Einnahme versteuert werden.
Der geldwerte Vorteil beträgt bei der pauschalierten 1%-Regelung monatlich 1 Prozent vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs. Haben Sie beim Kauf oder der Finanzierung des Fahrzeugs satte Rabatte rausgeschlagen, spielt das für die Besteuerung leider keine Rolle – entscheidend ist allein der deutsche Listenpreis des Fahrzeugs inklusive der Umsatzsteuer. 
Bei der Fahrtenbuch-Regelung spielt der Fahrzeugpreis keine Rolle, hier wird lediglich die tatsächliche private Fahrzeugnutzung in Ansatz gebracht. Diese Regelung ist steuerlich in der Regel erheblich günstiger für Sie, sie bedarf allerdings einer akribischen und finanzjuristisch einwandfreien Führung des Fahrtenbuchs. Nur dann werden die entstandenen Fahrzeugkosten in einen betrieblichen und privaten Anteil aufgeteilt und letzterer dann versteuert. Dabei ist es wichtig, wirklich sämtliche (eben auch privaten) Fahrten lückenlos zu dokumentieren, Belege zu sammeln und alle Entfernungen exakt anzugeben. Bei Fehlern im Führen des Fahrtenbuches kann das Finanzamt die Anerkennung verweigern und auf die ungünstigere 1%-Regelung zurückgreifen.

Die Apps erleichtern vieles, aber nicht alles

Spezielle Fahrtenbuch-Apps sind mit einem GPS ausgestattet, was das Auswerten von Fahrten stark vereinfacht. Genau genommen ist das Erfassen, also das Eingeben von Start, Ziel, Reisegrund etc. nicht viel unaufwändiger als bei einem konventionellen Fahrtenbuch. Was wesentlich einfacher ist, ist die Auswertung beziehungsweise Ausgabe per Knopfdruck.  Aber Achtung: Entscheidend für die Anerkennung der Daten durch das Finanzamt ist eine rechtssichere Dokumentation.  Es gilt aber leider, dass es keine Zertifizierung seitens der Finanzbehörden gibt, die eine ausreichende Finanzamt-Konformität der Apps bescheinigt.
 
Nachfolgend beschreiben wir Ihnen die sieben wichtigsten Voraussetzungen, die eine gute Fahrtenbuch-App aufweisen muss.
  1. Alle Angaben müssen erfassbar sein, das gilt vor allem für den Reisegrund. Für alle Angaben sollte jeweils ein Eingabefeld erscheinen. Auch ein Feld für Bemerkungen ist sinnvoll, um sich gegebenenfalls Notizen machen zu können.
  2. Da ein Fahrtenbuch lückenlos geführt werden muss, bieten einige Apps eine Funktion an, bei der sich abzeichnende Lücken entweder gemeldet oder mit einer „Privatfahrt“ gefüllt werden.
  3. Das Finanzamt erkennt nur manipulationssichere Apps als Fahrtenbuch an. Das heißt, die Daten müssen in einem Format gespeichert werden, das eine nachträgliche Änderung nicht zulässt. Das zu gehört etwa das PDF-Format, Excel gehört definitiv nicht dazu. Es gibt Apps, bei denen können zwar die Daten auch im Nachhinein verändert werden, aber das wird lückenlos dokumentiert. Auch die Fahrtenbücher dieser Apps werden vom FA anerkannt.
  4. Eine gute App sollte nahezu selbsterklärend sein. Ein bisschen Grundwissen zum Thema Fahrtenbuch darf es aber schon sein, das brauchen Sie sowieso, egal, wie Sie Ihr Fahrtenbuch führen.
  5. Nutzen mehrere Fahrer Ihren Wagen, wird es mit der Finanzamt-Konformität richtig schwer, denn in diesem Falle müssen sich alle Fahrer an die gleichen Regeln halten. Hier helfen nur klare Anweisungen an alle Fahrer oder ein eigenes Smartphone für jeden Wagen, das dort auch verbleibt.
  6. Verlassen Sie sich nicht blind auf die Technik, da einigen Apps im Test Fehler hinsichtlich Start- und Zieladresse oder zurückgelegter Strecke und Zeit unterliefen. Ein Blick auf den Kilometerzähler und die Uhr vor dem Start schützt vor bösen Überraschungen.
Übrigens gibt es auch andere Gründe, einem Unternehmer das Führen eines Fahrtenbuches aufzubrummen. Das gilt etwa dann, wenn in der Vergangenheit Verkehrsverstöße  begangen  wurden,  ohne  dass  der  Fahrer  ermittelt  werden  konnte. Hier kann es sein, dass auch noch andere Kriterien an das Fahrtenbuch gelten.
Den vollständigen Test zu Fahrtenbuch-Apps finden Sie bei der Steuerberatungsgesellschaft felix1.de.

Weitere Infos finden Sie auch unter: www.fliesenundplatten.de

Keyvisual und Teaserbild: felix1/Sucksdorff
 

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